Hoe word je als overheid Digitoegankelijk in 6 stappen

Samenvatting: Overheidswebsites zijn wettelijk verplicht digitaal toegankelijk te zijn. Dit staat in de wet Digitoegankelijkheid. In dit artikel leer je in 6 stappen hoe je aan de wet kunt voldoen.

01 maart 2024 Wdo

Overheidswebsites en applicaties moeten digitaal toegankelijk zijn voor iedereen, inclusief gebruikers met een beperking. Deze eisen staan beschreven in de wet voor digitale toegankelijkheid. Dit kun je bereiken door het gebruik van duidelijke taal, goede contrasten tussen kleuren en het bieden van een duidelijke navigatie. In dit artikel lees je hoe je digitaal toegankelijk wordt, aan de hand van 6 stappen.

Deze blogpost is onderdeel van de WCAG-serie. In onze vorige blogs kun je lezen wat de WCAG en digitale toegankelijkheid zijn, wat de impact van WCAG 2.2 is en wat de 5 meestgestelde vragen over WCAG zijn.

Toegankelijkheid is iets waar je altijd mee bezig bent, niet iets wat je één keer doet.

Wat is digitale toegankelijkheid?

Digitale toegankelijkheid, ook wel digitoegankelijkheid genoemd, betekent dat websites, apps, en andere digitale middelen zo zijn ontworpen dat ze voor iedereen begrijpelijk en bruikbaar zijn. Inclusief voor mensen met visuele, auditieve, motorische, of cognitieve beperkingen. Lees meer over digitale toegankelijkheid in het artikel “Wat is WCAG en wat is digitoegankelijkheid”

Is het verplicht voor overheden om digitaal toegankelijk te zijn?

Ja, als moet je overheid voldoen aan de Wet digitale overheid (Wdo). De digitale toegankelijkheid is verder uitgewerkt in het onderdeel van de Wdo, namelijk in het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. In ons vorige artikel “5 vragen over de WCAG en digitoegankelijkheid” leggen wij dit in meer detail uit.

In 6 stappen naar een digitaal toegankelijke website of app

In de volgende 6 stappen vind je een gestructureerde aanpak om aan de wettelijke verplichting voor digitale toegankelijkheid te voldoen. Van het betrekken van het bestuur tot het regelmatig bijwerken van toegankelijkheidsverklaringen. Elke stap is ontworpen om jouw organisatie te begeleiden bij het maken van een toegankelijke website of applicatie.

Stap 1: Betrek het bestuur van je organisatie

Het is belangrijk dat je het bestuur van je organisatie betrekt en dat zij begrijpen dat de organisatie wettelijk moet voldoen aan de regels voor digitale toegankelijkheid. Zo creëer je genoeg draagvlak om verbeteringen en aanpassingen op het gebied van toegankelijkheid door te voeren.

Maak de volgende punten bespreekbaar:

Weet het bestuur dat er een wet is voor digitale toegankelijkheid?
Begrijpt het bestuur het belang van deze wet?
Zijn ze ervan op de hoogte dat ze elk jaar een toegankelijkheidsverklaring moeten goedkeuren waarin staat of de website of app voldoet aan alle eisen?
Weten ze dat de informatie uit deze toegankelijkheidsverklaring gebruikt wordt in het Dashboard DigiToegankelijkheid en in rapportages voor de Europese Unie en de Nederlandse regering?
Zijn ze het ermee eens dat medewerkers binnen de organisatie de taak krijgen om hierover te waken? Als ze hiermee akkoord gaan, zorg dan dat je deze medewerkers aanwijst.

Stap 2: Maak een overzicht van jouw websites en apps

Maak een overzicht van alle websites en apps van jouw organisatie. Informeer eerst of er al een overzicht is. Zo niet, maak er dan zelf een, bijvoorbeeld in Excel.

Hoe doe je dit?

Maak een lijst met alle websites, intranetten, extranetten en apps die jouw organisatie beheert.
Noteer bij elke website of app eerst de status E, dat wil zeggen dat deze niet aan de wet voldoet. Later loop je dit na en pas je de status aan.

De Nederlandse overheid heeft een nalevingsstatus gepubliceerd die is gebaseerd op de WCAG. Een website of app kan status A, B, C, D of E krijgen.

Stap 3: Maak de toegankelijkheid van de websites en apps inzichtelijk

In deze stap vul je het overzicht, die je in de vorige stap hebt gemaakt, verder aan met informatie over hoe toegankelijk elke website en app is. Je vervangt in deze stap de status E met status A, B, C of D en voegt extra kolommen toe aan je overzicht met additionele informatie. Je kunt de onderstaande informatie toevoegen aan je overzicht:

Is er een toegankelijkheidsonderzoek?

Is er in de laatste 3 jaar een toegankelijkheidsonderzoek uitgevoerd volgens de WCAG-EM onderzoeksmethode?

Zo ja, dan kun je op basis van de resultaten van dit WCAG-onderzoek een inschatting maken van de status die je website zal krijgen. Een officiële status krijg je pas als je een toegankelijkheidsverklaring hebt gepubliceerd (zie stap 5).

Voldoe je volgens de resultaten van het WCAG-onderzoek alle 50 succescriteria, dan krijg je status A. Voldoe je aan minder dan 50 succescriteria dan krijg je status B.

In beide gevallen, zowel bij status A als bij status B voldoe je aan de wettelijke verplichting.

Is er geen onderzoek, maar heb je er wel een binnen 6 maanden gepland? Dan krijg je status C. Je voldoet hierbij voor maximaal 6 maanden aan de wettelijke verplichting vanaf het moment dat de verklaring is gepubliceerd.

Als er geen onderzoek is en je hebt er ook geen gepland dan krijg je status D of E. Je krijgt status D als je een toegankelijkheidsverklaring publiceert. Je krijgt status E als je aan geen enkele eis voldoet. In beide gevallen voldoe je hierbij niet aan de wettelijke verplichting.

NB. Bij status B en status C moet je omschrijven welke maatregelen je gaat nemen om de toegankelijkheid te verbeteren en zorg je dat er elk jaar verbetering plaatsvindt.

Is de website op een toegankelijke manier gebouwd?

Is er bij het maken van de website of app gedacht aan toegankelijkheid? Een contentmanagementsysteem (CMS) kan bijvoorbeeld automatisch voldoen aan de technische eisen zoals het gemakkelijk toevoegen van tekstalternatieven voor afbeeldingen en het waarborgen van toetsenbordnavigatie. In deze stap bepaal je of je de wijzigingen zelf kunt doorvoeren of dat je hiervoor de hulp van de leverancier moet inschakelen.

Zijn er externe systemen verbonden?

Gebruik je externe systemen zoals digitale formulieren of een klantportaal die verbonden zijn aan jouw website of app? Dan moet je deze ook op toegankelijkheid controleren. Sommige aanpassingen (bijvoorbeeld taalgebruik) kun je zelf aanpassen. Voor technische aanpassingen moet je contact opnemen met de leverancier.

Maakt de redactie toegankelijke inhoud/content?

Weten de mensen die de inhoud maken wat de regels zijn? De pagina's op de website moeten niet alleen toegankelijk geprogrammeerd zijn, ook in het schrijven van de inhoud van de pagina's kan gevolgen hebben op je toegankelijkheid. Zijn er processen of checklists die de kwaliteit en toegankelijkheid waarborgen? Zo niet, dan kun je overwegen om medewerkers een training te laten volgen over toegankelijkheid.

Is een toegankelijke website of app haalbaar?

Kun je met de informatie uit de bovengenoemde vragen je website of app laten voldoen aan alle regels? Vul in de Excel in of het haalbaar is of niet. Je kunt hierbij een score van 1 tot 10 plaatsen voor de inspanning die het kost om de website of app toegankelijk te maken. Is het niet haalbaar? Dan moet je misschien de huidige website of app vervangen of offline halen.

Stap 4: Bepaal welke maatregelen je gaat nemen

Je bent er in de vorige stap achter gekomen wat je moet verbeteren. In deze stap bepaal je welke punten het belangrijkste zijn. Je kunt dit stapsgewijs doen, zolang je maar elk jaar laat zien dat het beter wordt. Uiteindelijk werk je stap voor stap naar status A toe.

Algemene maatregelen

Elke 3 jaar een toegankelijkheidsonderzoek
Het toegankelijkheidsonderzoek is een terugkerend verplicht onderdeel. Je moet minimaal eens per 3 jaar een volledig toegankelijkheidsonderzoek uitvoeren voor alle websites en apps.
Bepaal wie wat doet
Breng alle processen en taken in kaart die gerelateerd zijn aan digitale toegankelijkheid. Communiceer duidelijk wie er verantwoordelijk is voor elk proces en taak.

Maatregelen bij status B

Maak een plan op basis van de onderzoekresultaten
Maak een overzicht van alle verbeterpunten en maak een plan van aanpak. Hierin beschrijf je welke maatregelen je neemt om de website of app te verbeteren. Maak hierbij onderscheid in wat je binnen de organisatie zelf kunt doen en wat er extern gedaan kan worden.
- Je kunt intern trainingen geven over digitale toegankelijkheid.
- Je kunt processen inrichten voor het publiceren van nieuwe toegankelijke content.
- Je kunt externe partners om advies vragen. Zo kun je leveranciers vragen of zij hun applicaties toegankelijker kunnen maken.

Maatregelen bij status D

Plan een toegankelijkheidsonderzoek in. Plan voor elke website of applicatie met status D een toegankelijkheidsonderzoek in. Elke website of applicatie waarvoor een onderzoek is ingepland krijgt direct status C.
Verbeteren, vervangen of offline halen Je moet realistisch kijken naar de websites en applicaties die je gaat verbeteren. Als het medium niet meer relevant is of niet in gebruik is, dan kun je ervoor kiezen om het offline te halen. Je kunt overigens niet zomaar een website offline halen, als overheid moet je hierbij voldoen aan de Archiefwet,

In sommige gevallen is het makkelijker en goedkoper om een website te vervangen. Dit doe je als de website is gebouwd of verouderde technologie, gebruikersonvriendelijk is, slecht presteert of veiligheidsrisico’s met zich meebrengt.

In al deze situaties is het belangrijk een grondige evaluatie uit te voeren om te bepalen of de voordelen van het vervangen van de website of applicatie opwegen tegen de kosten en inspanningen die nodig zijn voor de ontwikkeling van een nieuwe.

In sommige gevallen is het makkelijker en goedkoper om een website te vervangen. Dit doe je als de website is gebouwd op verouderde technologie, gebruikersonvriendelijk is, slecht presteert of veiligheidsrisico’s met zich meebrengt.

In al deze situaties is het belangrijk een grondige evaluatie uit te voeren om te bepalen of de voordelen van het vervangen van de website of applicatie opwegen tegen de kosten en inspanningen die nodig zijn voor de ontwikkeling van een nieuwe.

Stap 5: Maak of update je toegankelijkheidsverklaring

Voor elke website en app moet je een toegankelijkheidsverklaring maken of de bestaande bijwerken. Zorg ervoor dat iemand die hiervoor bevoegd is in jouw organisatie deze verklaring ondertekent.

Hoe maak je een toegankelijkheidsverklaring

Maak een account aan Ga naar de website toegankelijkheidsverklaring.nl en maak daar een account aan. Op deze site kun je toegankelijkheidsverklaringen maken en beheren. Het is slim om een algemeen account te maken dat meerdere mensen in jouw organisatie kunnen gebruiken.
Betrek medewerkers Zorg ervoor dat je medewerkers betrekt die kennis hebben over de regels waaraan je moet voldoen. De toegankelijkheidsverklaring is namelijk een verplicht officieel document. Daarom moet iemand die verantwoordelijk is voor de toegankelijkheid van de website of app, zoals een bestuurder of functionaris, deze goedkeuren en ondertekenen.
Maak de verklaring Voor elke website en app maak je een toegankelijkheidsverklaring. Gebruik de informatie die je al hebt verzameld. Op toegankelijkheidsverklaring.nl is een invulassistent die berekent wat de status van jouw website of app is.
Publiceer de verklaring Zet de toegankelijkheidsverklaring in het centrale register op toegankelijkheidsverklaring.nl. Op je eigen website moet je vervolgens een link plaatsen naar deze verklaring. Dit doe je door een klein stukje code te downloaden en op jouw website te zetten. Deze code laat zien hoe jouw website of app ervoor staat qua toegankelijkheid.

Stap 6: Voer de maatregelen uit en werk je verklaring elk jaar bij

Elke aanpassing of verbetering moet je in je verklaring zetten. Als je bijvoorbeeld een onderzoek hebt laten doen, vermeld dan de link naar het rapport en wat er is gevonden. Met de invulassistent kun je jouw verklaring makkelijk aanpassen.

Maak van toegankelijkheid een gewoonte Toegankelijkheid is iets waar je altijd mee bezig bent, niet iets wat je één keer doet. Door het standaardiseren van processen zoals het publiceren van documenten maak je van toegankelijkheid een gewoonte. Probeer ook regelmatig jouw website of applicatie te testen. Zo kun je achterhalen of jouw genomen maatregelen werken.
Update elk jaar je verklaring Het is belangrijk dat je minimaal één keer per jaar je toegankelijkheidsverklaring bijwerkt. Maar als je tussendoor iets verandert kun je de verklaring ook aanpassen. In de verklaring moet duidelijk zijn dat je verbeteringen hebt doorgevoerd. Zo laat je zien dat je je aan de wettelijke verplichting houdt.

Plan vrijblijvend een afspraak Benieuwd hoe onze applicaties zoals Atabix formulieren en Mijnportaal bijdragen aan een toegankelijke digitale overheid?

Neem dan contact op met Frank van den Hul en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen helpen.

Neem direct contact op

Of vraag een demo aan

Atabix als kennispartner voor de overheid

Het belangrijkste onderdeel van een succesvol ICT-project is het selecteren van de juiste partner. Kies voor een partner die niet alleen met ideeën komt, maar ook aangeeft hoe je het project operationeel maakt.

Atabix heeft meer dan 30 jaar ervaring als softwareleverancier en kennispartner voor de overheid. Met Atabix Zaakgericht Werken bieden we een totaaloplossing waarbij het Atabix Zaaksysteem de ruggengraat vormt waaraan diverse applicaties zijn gekoppeld.

Zo maak je gebruik van één of meerdere gestandaardiseerde producten die naadloos op elkaar aansluiten. Denk aan Atabix Mijn Portaal en Atabix Formulieren. Deze zijn eenvoudig te koppelen aan het Atabix Zaaksysteem. Op deze manier handelt jouw overheidsorganisatie efficiënt en gestructureerd individuele zaken af.

Ontvang maandelijkse blogs, updates en nieuws direct in je mailbox Schrijf je in voor onze nieuwsbrief