Bij de keuze van een archiveringoplossing wil je zeker weten dat je voldoet aan alle wetgeving en dat de software daadwerkelijk de taak van archiveren ondersteunt. Maar met zo veel oplossingen op de markt is het soms lastig om de juiste keuze te maken. Waar moet je letten? Welke zaken zijn écht belangrijk voor jouw organisatie?
In deze blog geven we zes vragen die belangrijk zijn om te stellen als je zoekt naar de juiste e-mailarchiveringssoftware voor jouw organisatie.
Overheidsorganisaties moeten voldoen aan de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Veel internationale archiveringssoftware ondersteunt die wetten in theorie, maar pas nadat jij het systeem zelf hebt ingesteld. Dat handmatige instelwerk is foutgevoelig en vergroot het risico op niet-naleving van wetgeving.
Vraag daarom aan elke leverancier hoe hun oplossing aan Nederlandse wetgeving voldoet. Krijg je tijdens de demo vooral vage beloften en geen concreet voorbeeld van een Nederlandse overheidsorganisatie die het systeem gebruikt? Dan is het moeilijk te bepalen of die oplossing geschikt is voor jouw overheidsorganisatie.
Keep Email is ontwikkeld voor de manier waarop Nederlandse overheidsorganisaties e-mail moeten archiveren. De software sluit aan op vastgesteld overheidsbeleid en werkwijzen zoals de Capstone-methodiek, waarbij e-mails worden bewaard op basis van functie, mailbox en bewaartermijn.
Dat helpt jouw organisatie om e-mailarchivering aantoonbaar en beheersbaar in te richten volgens de Archiefwet, de Woo en de AVG.
Veel grote en bekende archiveringsoplossingen zijn van Amerikaanse bedrijven. Denk aan Microsoft Purview en Veritas. Omdat het hoofdkantoor van deze bedrijven in Amerika staat, vallen de archiveringsoplossingen onder de Cloud Act. Met deze wet kan de Amerikaanse overheid data opvragen die deze bedrijven hebben opgeslagen, óók als je servers in Europa staan. Dat is een probleem, want gevoelige overheidsinformatie hoort thuis binnen Nederlandse of Europese jurisdictie. Dat zeggen meerdere toonaangevende organisaties, zoals de Algemene Rekenkamer, de VNG en de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat moet je dus uitvragen? Wie is de juridische entiteit waarmee je een contract sluit, en in welk land is deze gevestigd? Welke onderaannemers heeft de leverancier, en vallen die onder een ander rechtsregime? En cruciaal: hoe makkelijk exporteer je je data als je over drie jaar wilt overstappen? Vendor lock-in is een risico waar weinig leveranciers uit zichzelf over beginnen.
Keep Email valt onder Europees recht en slaat alle data op in Nederland of Europa. Geen Cloud Act, geen verborgen onderaannemers buiten de EU.
Niet alle e-mail hoort in een wettelijk archief. Persoonlijke berichten van medewerkers vallen onder privacy-wetgeving. Die mag je niet zomaar meenemen in een Woo-zoekopdracht. Handmatig privé en zakelijk scheiden is foutgevoelig en tijdrovend werk.
Vraag een leverancier daarom hoe het systeem privéberichten herkent. Doet de medewerker dat handmatig, of regelt het systeem het automatisch? Hoe gaat het systeem om met grijze gevallen, zoals een collega die een privé-afspraak vanaf het werkadres verstuurt?
Momenteel ontwikkelen we een AI-assistent voor Keep Email die volledig on-premise draait en kan helpen met het labelen van e-mails. Er is in opdracht van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding al met nepdata een onderzoek gedaan naar hoe onze een AI-assistent die privéberichten herkent en uitfiltert. Dat onderzoek was een succes en we blijven testen om dit veilig en verantwoord in praktijk te realiseren.
Een e-mail die een ambtenaar verstuurt of ontvangt, leeft veel langer dan je denkt. Bij goede archivering doorloopt hij een vaste route in vijf stappen:
Veel systemen automatiseren maar één stap. Vaak is dat stap 2 (Opname). De rest blijft handwerk. Dat betekent dat je dan zelf honderden mailboxen moet nalopen.
Vraag daarom welke stappen het systeem daadwerkelijk zelf doet. Filtert het zakelijk en privé automatisch, of moet de medewerker dat zelf aangeven? Wie kent de bewaartermijn toe: het systeem of een mens? Voert het systeem zelf de vernietiging of overdracht uit, of zet het alleen een actie klaar voor een beheerder?
Keep Email automatiseert alle vijf stappen, zonder je als medewerkers regie verliest. De eindbeslissing ligt namelijk altijd bij jou. Daarnaast legt Keep Email elke stap vast. Zo leg jij bij controle van archiefinspectie duidelijk uit waarom je een mail wel of niet hebt vernietigd.
Bij een Woo-verzoek of parlementaire enquête is snelheid niet alleen een efficiëntiekwestie. Het is een wettelijke verplichting. Een bestuursorgaan moet namelijk bij een Woo-verzoek in principe binnen vier weken reageren. En het gaat dus niet alleen om het snel vinden van de juiste informatie, maar ook om het weten dat je álles hebt gevonden.
Vraag daarom: hoe lang duurt het om alle e-mail over een periode van een jaar te doorzoeken? En hoe gaat het systeem om met varianten van zoektermen, taalfouten en synoniemen?
Een groot voordeel van Keep Email is de mogelijkheid om eenvoudig en snel e-mails terug te vinden. Dit is mogelijk omdat Keep Email e-mails centraal archiveert, waardoor gebruikers in meerdere kanalen tegelijk kunnen zoeken. Dat verhoogt de efficiëntie aanzienlijk en bespaart uren zoekwerk.
Wetgeving verandert continue. Een archiveringssysteem dat je vandaag kiest, moet over vijf jaar nog steeds passen. Je wilt voorkomen dat de software niet meer geschikt is, omdat je dan moet overstappen. Dat kost dat veel tijd aan migratie en geeft je het risico dat de historische data-integriteit verloren gaat. Juist bij Woo-verzoeken, audits of rechtszaken moet je kunnen bewijzen dat archiefdata onveranderd, volledig en herleidbaar is gebleven.
Vraag een leverancier daarom naar hoe zij hun softwaren ontwikkelen. Hoe snel past het systeem zich aan op nieuwe Nederlandse regelgeving? Kan je als klant inbreng geven op hoe de software zich ontwikkelt? Hoe makkelijk exporteer je je data als je toch wilt overstappen?
Keep Email groeit mee met technologische ontwikkelingen, veranderende eisen en overheidsbeleid. We blijven continu onze oplossing verbeteren met nieuwe technologieën, waaronder AI-gedreven auto-classificatie en metadata-verrijking. Met metadataverrijking geeft het systeem automatisch extra labels aan elke mail, zodat zoeken sneller gaat en het archief zichzelf beter organiseert.