Binnen de rijksoverheid worden jaarlijks meer dan een miljard e-mails verstuurd en ontvangen. Daarin staat waardevolle informatie: werkafspraken, besluiten en persoonlijke notities. Een deel daarvan moet wettelijk worden bewaard, maar medewerkers bepalen zelf welke e-mails dat zijn. Dat is foutgevoelig en vraagt veel tijd.
Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) vroeg onze collega's van One Fox om in samenwerking met M&I Partners te onderzoeken of een AI-assistent kan helpen bij het archiveren van e-mails. Maar AI binnen de overheid roept zorgen op over data, privacy en menselijke controle. Om die zorgen weg te nemen, draaide One Fox het model volledig lokaal op een laptop, zonder cloud of externe verbindingen. Niets verlaat het apparaat, laat staan de organisatie. Pas met die garantie ging het RDDI akkoord. De centrale vraag van het onderzoek: kan technologie het beoordelen en archiveren van e-mails ondersteunen, zonder dat medewerkers de controle verliezen?
Een AI-assistent als oplossing
De rijksoverheid werkt aan een betere informatiehuishouding. De handleiding Welke e-mail kan weg? biedt medewerkers richtlijnen, maar grote hoeveelheden e-mails handmatig beoordelen is in de praktijk niet haalbaar. Het onderzoek richtte zich daarom op een AI-assistent die medewerkers ondersteunt bij het naleven van die richtlijnen. De AI-assistent doet een voorstel voor een van de vier categorieën, die bepalen of de e-mail weg kan of niet. De medewerker bepaalt zelf of dat klopt. De vier categorieën en hoe de AI-werkt, leggen we in het volgende stuk uit.
Zo werkt de AI-assistent
De AI-assistent deelt e-mails in vier categorieën in:
- Functioneel: een e-mail waarin een medewerker een besluit bevestigt over een vergunningaanvraag.
- Niet-functioneel: een nieuwsbrief van een software leverancier.
- Privé: een bericht aan een collega over een verjaardag op kantoor.
- Partijpolitiek: een e-mail over een partijbijeenkomst of campagneactiviteit.
Functionele e-mails moeten worden bewaard; de overige niet. Omdat nog geen echte overheidsdata beschikbaar was, werkte het onderzoeksteam met zorgvuldig samengestelde en gesimuleerde datasets.
De assistent werkt direct vanuit de mailbox van de medewerker. Bij elke e-mail verschijnt automatisch een voorstel voor één van de vier categorieën. Is de uitkomst onzeker? Dan geeft de assistent dat aan, zodat de medewerker de e-mail zelf beoordeelt. Zo blijft de medewerker verantwoordelijk en leert het systeem van elke correctie.
Wat betekent 'lokaal draaien' eigenlijk?
Bij veel bekende AI-toepassingen, zoals ChatGPT, reist alles wat je intypt over het internet naar een server van de leverancier en komt het antwoord daarna weer terug naar jouw scherm. Bij onze AI-assistent gebeurt dat niet. De AI-assistent draait volledig intern en doet zijn werk enkel binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een rekenmachine, die ook geen contact naar buiten nodig heeft om zijn werk te doen.
Concreet betekent dat: een e-mail die binnenkomt blijft binnen de organisatie. De AI-assistent leest hem daar, kiest een categorie en toont het voorstel in de mailbox. Niemand buiten de organisatie krijgt die e-mail onder ogen, ook de makers van de assistent zelf niet. De medewerker kan zelfs offline werken, bijvoorbeeld in de trein.
Hoe werd de AI-assistent getest?
Om de assistent objectief te toetsen, werd gewerkt met een validatieset. Dat is een verzameling e-mails die vooraf door mensen is gelabeld in de juiste categorie. Daarna krijgt het AI-model precies diezelfde e-mails voorgelegd, om ze zelfstandig in te delen. Door beide uitkomsten naast elkaar te leggen, wordt zichtbaar in welk percentage van de gevallen de AI-assistent dezelfde label kiest als de menselijke beoordeling.
Deze validatieset is niet samengesteld door One Fox of M&I Partners, maar door het RDDI zelf. De resultaten hieronder zijn dus niet getoetst aan de eigen trainingsdata, maar aan het oordeel van een onafhankelijke derde partij.
Ruim 90% van de e-mails correct bewaard
Tijdens het onderzoek herkende het model meer dan driekwart van de e-mails correct in de vier categorieën. Bij de vraag "bewaren of niet?" lag de nauwkeurigheid op ruim 90%. Daarmee laat het onderzoek zien dat technologie een groot deel van het sorteerwerk betrouwbaar kan overnemen.
Dat levert concrete voordelen op: minder overbodige opslag, een kleinere kans op privacyschendingen en aanzienlijk minder handmatig werk. Medewerkers besteden hun tijd aan de e-mails die er echt toe doen.
Eerst een pilot, dan de praktijk
De techniek is veelbelovend, maar heeft meer ontwikkeling en een testfase met echte gebruikers en echte data nodig. Alleen zo kan het model worden verfijnd en de werking in de praktijk worden bevestigd. Dat vraagt om duidelijke privacyafspraken, hoge betrouwbaarheidseisen en goede begeleiding van medewerkers.
Omdat de AI-assistent een hulpmiddel is, geen vervanging van menselijk oordeel, is zo'n test met echte gebruikers en data realistisch. Uiteindelijk blijft de medewerker blijft verantwoordelijk en bepaalt uiteindelijk welke e-mails in het archief bewaard worden.
Het onderzoek laat zien dat betere ondersteuning bij e-mailbeheer binnen handbereik is. Door technologie verantwoord in te zetten bewaart de overheid informatie beter, beschermt zij de privacy van medewerkers en verlaagt zij de werkdruk. De vraag is niet langer óf het kan, maar wanneer we het in de praktijk gaan toepassen.
Ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie
Meer weten over e-mailarchivering of de mogelijkheden binnen jouw organisatie? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij helpen bij toekomstbestendig informatiebeheer.