Op deze pagina

Zaakgericht werken: in 10 stappen naar een succesvol implementatieplan

Samenvatting: Bij de overstap naar zaakgericht werken is een goed implementatieplan cruciaal. In deze blog leggen wij uit hoe je dit stapsgewijs aanpakt.

11 januari 2024 Zaakgericht werken

Wanneer je kiest voor zaakgericht werken, dan is de kans groot dat je een bestaand softwarepakket vervangt en bestaande processen herziet en wilt verbeteren. Dit gaat meestal gepaard met een digitalisering en automatisering van de processen in jouw organisatie.

Bij de implementatie van een nieuw softwarepakket kun je tegen problemen aanlopen, zoals onduidelijke verwachtingen, te weinig draagvlak of weerstand tegen de verandering. De juiste implementatiestrategie en een goed implementatieplan helpen je om duidelijkheid te bieden, risico's te verminderen en de kans op een succesvolle implementatie te verhogen.

In onze vorige blog vertelden we uit welke 3 implementatiestrategieën je kunt kiezen voor het implementeren van zaakgericht werken. Nu leggen wij uit wat de voordelen van een implementatieplan zijn en de wat de 10 stappen zijn die je kunt volgen om tot een goed plan te komen.

Atabix quote implementatieplan

De voordelen van een implementatieplan

Een implementatieplan biedt duidelijkheid en transparantie, maar het brengt nog een aantal andere voordelen met zich mee:

  • Beheersing van potentiële risico’s Bij het maken van een implementatieplan doorloop je meerdere stappen, zoals planning, communicatie en beleid. Wanneer je de voorgenoemde stappen analyseert en uitwerkt, zie je snel waar potentiële risico’s ontstaan. Je krijgt inzicht in welke activiteiten en fases binnen de scope vallen, welke prioriteit hebben en welke een risico vormen. Je ziet bijvoorbeeld dat sommige fases in de implementatie meer tijd vereisen dan dat er beschikbaar is in de planning. Een goed implementatieplan brengt deze risico’s in kaart en geeft je een kans om deze te voorkomen.
  • Creëer transparantie tijdens de implementatie Met een implementatieplan weten werknemers wat je van hen verwacht en hoe hun bijdrage past in het grotere geheel. Doordat je vooraf informatie deelt, kunnen teams duidelijk met elkaar communiceren wanneer ze samen aan projecten werken. Dit draagt bij aan de productiviteit, transparantie en het stimuleert een positieve teamcultuur. Wanneer werknemers deel uitmaken van het proces vermindert deze betrokkenheid hun weerstand.
  • Efficiëntere inzet van middelen Met een implementatieplan krijg je inzicht in de materialen en de benodigde mankracht waardoor je efficiënter kunt plannen. Een efficiëntere planning leidt tot minder verspilling van mankracht en tijd, wat uiteindelijk weer leidt tot kostenvermindering.

Het implementatieplan

De inhoud van het implementatieplan gaat hand in hand met de door jou gekozen implementatiestrategie. In ons vorige artikel kun je lezen uit welke implementatiestrategieën je kunt kiezen: de hard launch, soft launch of hybride strategie. In de onderstaande lijst leggen wij uit welke 10 stappen je kunt volgen voor een succesvolle implementatie.

  1. Creëer een visie en stel doelen In de eerste stap bepaal je wat de organisatie wil bereiken. Dit doe je aan de hand van een visie en doelstellingen. Wil je de dienstverlening aan burgers en bedrijven verbeteren? Wil je jouw organisatie efficiënter laten werken? Of wil je het beide? Zorg dat je deze informatie duidelijk beschrijft voor alle betrokkenen. Maak doelstellingen meetbaar door te werken met KPI's. Hierdoor kun je doelstellingen tijdens het proces evalueren en bijsturen.
  2. Bepaal de scope De tweede stap is het bepalen van de scope. Een scope verwijst naar de grenzen en reikwijdte van het project, waarbij je bepaalt welke activiteiten, processen, afdelingen en doelen wel of niet binnen het implementatieplan vallen. Zorg dat de scope realistisch blijft en dat het past binnen de beschikbare tijd en middelen. Zo blijft het project uitvoerbaar.
  3. Maak een realistische planning Wat is de planning van de implementatie? Maak hier een duidelijk tijdschema met belangrijke mijlpalen. Onder mijlpalen vallen ook deelopleveringen. Hierbij stel je de eis dat de leverancier elke 2 tot 3 weken een deel werkende software oplevert. Geef duidelijk aan wanneer je de fases van de implementatie gaat uitvoeren. Het is belangrijk dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de deadlines, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Je kunt hiervoor eventueel een draaiboek maken waarin de planning en het beleid worden opgenomen (zie stap 4).
  4. Stel een duidelijk beleid op Het beleid moet duidelijk maken hoe je de implementatie uitvoert. Je kunt hierbij denken aan gedragscodes en technische protocollen. Gedragscodes gaan over verwachtingen rondom samenwerking, communicatie en professioneel gedrag. Technische protocollen gaan bijvoorbeeld over gegevensmigratie, beveiliging, back-up en herstel en technische ondersteuning.
  5. Betrek de organisatie Tijdens een implementatie krijg je te maken met verschillende afdelingen en belanghebbenden. Maak een duidelijke organisatiestructuur waarin staat wie verantwoordelijk is per onderdeel van de implementatie. Je beschrijft hier de teamstructuur, rollen, besluitvorming en communicatie.
  6. Volg een communicatieplan Goede communicatie voorkomt problemen en vertragingen. Stel een helder communicatieplan op dat de veranderingen zowel intern als extern communiceert. Identificeer wie de belanghebbenden zijn en analyseer hun informatiebehoeften (wat zijn hun wensen en wat hebben ze nodig om hun werk uit te voeren?). Breng zowel de communicatiekanalen als de middelen in kaart en bepaal hierbij hoe vaak en welke informatie je deelt. Een voorbeeld is een wekelijkse interne mail die informatie bevat over de voortgang van het project.
  7. Geef trainingen aan de medewerkers Een inhoudelijk goede training bereidt medewerkers voor op het nieuwe systeem en leert hen omgaan met nieuwe processen. Sommige medewerkers hebben meer tijd nodig dan anderen. Begin daarom ruim op tijd met de training, zodat iedereen op eigen tempo de software leert kennen. Wanneer medewerkers tijdig kennis maken met het nieuwe systeem minimaliseer je de kans op weerstand.
  8. Test de nieuwe software De nieuwe software test je voor de livegang. De testen voer je uit met medewerkers die het systeem gebruiken. Je kunt dit bijvoorbeeld doen met testcases. Testcases lijken op zaken en aanvragen waarmee medewerkers in aanraking komen. Je kunt de testcases gebruiken om te controleren of alle processen goed op elkaar zijn afgestemd. Dit geeft je de kans om vroegtijdig problemen te identificeren en deze te verhelpen.
  9. Zorg voor een gestructureerde datamigratie De overgang van het oude systeem naar zaakgericht werken doe je aan de hand van een overgangsplan. Hierin benoem je bijvoorbeeld hoe je de oude data overzet naar het nieuwe systeem en welke data je kunt behouden, verbeteren of verwijderen.
  10. Blijf de processen monitoren Wanneer zaakgericht werken is geïmplementeerd, begin je met het monitoren en evalueren. Het monitoren kun je intern opzetten of in samenwerking met externe consultants. Externe consultants brengen vaak een frisse en objectieve blik mee; ze zijn niet beïnvloed door interne politiek of persoonlijke relaties. Het monitoren en evalueren doe je maandelijks of per kwartaal. Dit proces kun je zowel handmatig als softwarematig uitvoeren.
Plan vrijblijvend een gesprek in Benieuwd hoe je zaakgericht werken binnen jouw organisatie kunt implementeren?

Neem dan contact op met Frank van den Hul, expert op het gebied van zaakgericht werken.

Neem direct contact op
pijl vorm

Atabix als kennispartner voor de overheid

Het belangrijkste onderdeel van een succesvol ICT-project is het selecteren van de juiste partner. Kies voor een partner die niet alleen met ideeën komt, maar ook aangeeft hoe je het project operationeel maakt.

Atabix heeft meer dan 30 jaar ervaring als softwareleverancier en kennispartner voor de overheid. Met Atabix Zaakgericht Werken bieden we een totaaloplossing waarbij het Atabix Zaaksysteem de ruggengraat vormt waaraan diverse applicaties zijn gekoppeld.

Zo maak je gebruik van één of meerdere gestandaardiseerde producten die naadloos op elkaar aansluiten. Denk aan Atabix Mijn Portaal en Atabix Formulieren. Deze zijn eenvoudig te koppelen aan het Atabix Zaaksysteem. Op deze manier handelt jouw overheidsorganisatie efficiënt en gestructureerd individuele zaken af.

Ontvang maandelijkse blogs, updates en nieuws direct in je mailbox Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
pijl vorm