Het implementeren van zaakgericht werken binnen de (semi-)overheid is een complex proces. Dit komt omdat je (analoge) processen gaat digitaliseren, standaardiseren en automatiseren. Hiervoor heb je niet alleen een goede planning nodig, maar ook de juiste implementatiestrategie. In onze vorige blog over zaakgericht werken vertelden we je wat het verschil is tussen zaakgericht werken en documentgericht werken.
Wat is zaakgericht werken en wat zijn de voordelen?
Eerder vertelden we je al wat zaakgericht werken inhoudt. Hieronder volgt een beknopte samenvatting over zaakgericht werken.
Bij zaakgericht werken organiseer je het werk rondom zaken of dossiers, waar voorheen de focus vaak lag op taken en processen. Een zaak kan een verzoek, aanvraag of proces zijn, zoals een vergunningsaanvraag, bezwaarschrift of een juridische procedure.
Elke zaak behandel je afzonderlijk met een eigen dossier waarin je alle informatie, communicatie en documentatie kunt opslaan. Dit zorgt voor een transparante manier van werken en zorgt dat zowel de interne als externe communicatie richting de klant beter verloopt.
Zaakgericht werken brengt een aantal voordelen met zich mee. Het verbetert efficiëntie en samenwerking en verhoogt transparantie en klantgerichtheid. Het draagt bij aan de digitalisering en automatisering van processen wat uiteindelijk leidt naar tijd- en kostenbesparing. Zaakgericht werken standaardiseert processen en vermindert kans op menselijke fouten.
Implementatiestrategieën voor zaakgericht werken
De implementatie van zaakgericht werken kun je op meerdere manieren aanpakken. Het kiezen van de juiste implementatiestrategie is daarin sleutel tot succes. Er zij drie implementatiestrategieën waaruit je kan kiezen: de hard launch (alles in één keer), soft launch (gefaseerd) en de hybride strategie (gecombineerd). De keuze van de implementatiestrategie is afhankelijk van de organisatie en de situatie, zoals bijvoorbeeld de grootte van de organisatie. Hieronder lichten we de drie implementatiestrategieën en de voor- en nadelen kort toe.
Hard launch implementatiestrategie
Hard launch implementatiestrategie Bij de hard launch strategie voer je zaakgericht werken in één keer in door de hele organisatie. Dit is een snelle manier van implementeren en het is eenvoudig te communiceren aan je medewerkers (de oude software verdwijnt en er komt één nieuwe applicatie voor terug). Het is ook belangrijk om te weten welke uitdagingen een hard launch met zich meebrengt.
De voor- en nadelen van een hard launch zijn:
Soft launch implementatiestrategie
Bij de soft launch strategie voer je zaakgericht werken in delen in. Dit is een meer geleidelijke (zachte) manier van implementeren. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld beginnen met het overzetten van Burgerzaken, vervolgens de processen binnen Sociaal domein en eindigen met alle financiële processen. De implementatietijd is langer dan bij de hard launch, je krijgt hierdoor wel de kans om de processen zorgvuldiger te analyseren en over te zetten.
De voor- en nadelen van een soft launch zijn:
Hybride implementatiestrategie
Bij de hybride strategie combineer je de hard launch en de soft launch. Hierbij digitaliseer je de belangrijkste processen in één keer, de rest van de organisatie zet je in delen over. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld veel voorkomende zaken zoals Burgerzaken en financiële processen (zoals het verstrekken van subsidies) eerst overzetten. Een hybride strategie biedt het beste van beide werelden, vergeet niet dat je naast de voordelen ook enkele nadelen van zowel de hard launch als soft launch strategie krijgt.
De voor- en nadelen van een hybride launch zijn:
Of je nu kiest voor een snelle implementatie, een gefaseerde benadering of een slimme combinatie van beide. Zaakgericht werken biedt ongetwijfeld veel voordelen voor jouw organisatie. Onthoud dat een succesvolle implementatie niet alleen draait om de strategie, het gaat ook om het betrekken en ondersteunen van je werknemers tijdens het proces.