De overheid digitaliseert en er wordt steeds meer wet- en regelgeving gemaakt om de digitale processen goed in te richten. Om deze reden is ook de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) in het leven geroepen, die per 1 januari 2025 in werking treedt.
Wat houdt deze wet in, voor wie geldt het, wat is het doel ervan en welke verplichtingen worden er gesteld aan overheden? Je leest het in deze blog!
Het doel van de Wmebv is het optimaliseren en moderniseren van de (digitale) dienstverlening en specifiek het elektronisch verkeer (de communicatie) tussen de overheid en inwoners en bedrijven. Zo krijgen inwoners en bedrijven een betere rechtspositie in het digitale contact wat zij met de overheid hebben.
Elektronisch bestuurlijk verkeer bestaat uit formele berichten met rechtsgevolg die online verstuurd worden. We leggen deze begrippen apart van elkaar uit.
Elektronisch verkeer is de online communicatie tussen overheid en haar klanten. Voorbeelden van dit type verkeer zijn: e-mail, digitale formulieren en online afspraken.
E-mail
Een klant kan e-mails sturen richting overheidsorganisaties, met bijvoorbeeld vragen over afvalverwerking.
Digitale formulieren
Op websites en applicaties van de overheid vind je vaak digitale formulieren. Denk hierbij aan aanvragen voor vergunningen, subsidies of een bezwaarformulier.
Online afspraken
Deze communicatie vond voorheen plaats in een fysieke omgeving, zoals een gemeentehuis. Nu gebruikt de klant smartphones, tablets en computers en vindt de communicatie plaats via websites, portals en apps.
Deze communicatie vond voorheen plaats in een fysieke omgeving, zoals een gemeentehuis. Nu gebruikt de klant smartphones, tablets en computers en vindt de communicatie plaats via websites, portals en apps.
Bestuurlijk verkeer tussen klant en overheid bestaat uit formele berichten met een rechtsgevolg, bijvoorbeeld de aanvraag van een bouwvergunning. Formele berichten vormen ongeveer 80% van alle communicatie met de overheid en zijn dus een belangrijk onderdeel van de communicatie tussen overheid en klant. De Wmebv vereist aanpassingen van al deze formele berichten en binnen alle processen rondom deze berichten. Dit maakt het een aanzienlijke klus voor overheden om te voldoen aan de wet.
Onder bestuurlijk verkeer valt:
De Wmebv vormt een complexe wijziging voor overheden omdat het alle aspecten van de bedrijfsvoering raakt. Het brengt voordelen met zich mee voor zowel de klant als de overheid.
De Wmebv bestaat uit drie onderdelen: het verzenden van formele berichten, het ontvangen van formele berichten en het invullen van een zorgplicht. Deze onderdelen zijn verdeeld in 12 verplichtingen. We lichten de verplichtingen hieronder kort toe.
Verplichting 1: Aanwijzen van elektronische weg voor berichten
De Wmebv vereist dat bestuursorganen voor alle formele berichten een veilig digitaal middel aanwijzen, zoals een algemeen contactformulier, een e-mailkanaal of een specifiek e-formulier. Het bestuursorgaan moet de klant duidelijk informeren via welk kanaal een bepaald formeel bericht verzonden moet worden.
Verplichting 2: Elektronisch kunnen ontvangen
De organisatie en de systemen die zij gebruiken moeten elektronische formele berichten kunnen ontvangen. Bestuursorganen mogen alleen technische eisen stellen voor verzending als deze geen belemmering vormen. Ook mogen zij enkel gegevens uitvragen die voor het nemen van een besluit noodzakelijk zijn.
Verplichting 3: Geen onnodige belemmeringen
Bestuursorganen moeten bij het stellen van eisen voor het ontvangen van berichten altijd afwegen of de eisen noodzakelijk zijn. Er mogen geen onnodige belemmeringen zijn zoals: specifieke eisen aan een e-mailclient (bijvoorbeeld alleen Gmail, terwijl er ook andere veelvoorkomende e-mailclients zijn) of het gebruik van een specifieke taal (zoals alleen Nederlands, terwijl Engels ook veelvoorkomend is).
Verplichting 4: Geen gegevens afdwingen zonder grondslag
Bestuursorganen mogen geen onnodige persoonsgegevens opeisen bij elektronische communicatie met burgers of bedrijven. Het bestuursorgaan mag alleen persoonsgegevens vragen die strikt noodzakelijk zijn voor het doel van de communicatie.
Deze verplichting zorgt ervoor dat de overheid zorgvuldig omgaat met de informatie die zij vraagt en alleen gegevens verzamelt die echt nodig zijn voor de uitvoering van haar taken. Zij beschermt hiermee de privacy van individuen en bedrijven.
Verplichting 5: Ontvangstbevestiging aan afzender
Als het bestuursorgaan het formele bericht heeft ontvangen, moet het een ontvangstbevestiging versturen naar de klant.
Verplichting 6: Mededeling bij weigering verkeerd ingezonden formeel bericht
Het bestuursorgaan moet de klant mededelen wanneer een bericht niet juist is ingediend en een juiste manier van verzenden meegeven. Het bestuursorgaan kan er altijd voor kiezen om het verkeerd ingezonden bericht toch in behandeling te nemen.
Verplichting 7: Terug tonen
De ingevulde gegevens van de klant moeten op een veilige manier terug getoond kunnen worden, zodat de klant deze later nog kan inzien. Dit kan bijvoorbeeld in combinatie met de ontvangstbevestiging, via een downloadbare PDF of via een klantportaal.
Verplichting 8: Bewijzen
De ontvangen berichten met de ingediende gegevens, de gevolgde ‘proces’ stappen en de statuswijzigingen moeten worden bewaard en als bewijs kunnen worden geleverd.
Verplichting 9: Verplichte notificatie van besluit
Als het bestuursorgaan gebruikmaakt van een Berichtenbox moeten klanten een notificatie ontvangen de wanneer er een bericht voor ze klaar staat. In deze notificatie moet de afzender, de aard van het bericht en de reactietermijn vermeld worden.
Verplichting 10: Eventueel opnieuw verzenden
Het kan voorkomen dat het bestuursorgaan een melding krijgt dat het verzonden bericht of de notificatie niet goed is aangekomen. Deze moet dan minstens één keer opnieuw worden verzonden. Als het dan nog onbezorgd retour komt, moet het bestuursorgaan een nieuwe manier zoeken om het bericht of de notificatie te versturen.
Verplichting 11: Bewijslast bij bestuursorgaan
Bestuursorganen moeten van alle verzonden formele berichten de volgende gegevens kunnen aantonen:
Verplichting 12: De zorgplicht
De zorgplicht gaat al op 1 januari 2024 in. Deze plicht gaat over het bieden van passende ondersteuning bij contact tussen overheid en klant. Dit geldt zowel voor offline als online contact. Zo kunnen ook klanten die belemmeringen ervaren met succes overheidsdiensten afnemen. Voorbeelden van deze belemmeringen zijn:
Er is geen standaard voor passende ondersteuning opgesteld doordat het verschilt per overheid, doelgroep en dienst wat er hiervoor nodig is.
De implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer is een complex project dat veel organisatieonderdelen en bedrijfsvoering aspecten beïnvloedt.
Met meer dan 25 jaar ervaring in het overheidsdomein staan onze experts klaar om je te assisteren. We kunnen je vragen beantwoorden, advies geven en actief ondersteunen bij de uitvoering.
Ben je op zoek naar een softwareoplossing om te voldoen aan de verplichtingen van de Wmebv? Kijk dan eens naar Atabix Mijn Portaal, onze ‘Berichtenbox’ dat je helpt aan de verplichtingen van de Wmebv te voldoen. Of overweeg onze SaaS-totaaloplossing, Atabix Zaakgericht Werken. Wij staan klaar om je te helpen bij de overgang naar elektronisch bestuurlijk verkeer volgens de nieuwe wetgeving.