De Archiefwet verplicht overheidsorganisaties om documenten op een overzichtelijke en toegankelijke manier te bewaren, te beheren en op tijd te vernietigen. Maar met de nieuwe wet neemt de druk toe: de overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar en er komen strengere eisen aan de inrichting van het archiefbeheer. De Tweede Kamer heeft deze wet op 18 februari 2025 aangenomen en de verwachte inwerkingtreding is 1 januari 2027. Ben je daar klaar voor?
In deze blog laten we zien wat de veranderingen zijn en hoe Atabix Zaaksysteem jou helpt om te voldoen aan de Archiefwet.
De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Dit zijn de belangrijkste veranderingen
Documenten die blijvend bewaard moeten worden, breng je voortaan al na 10 jaar over naar een archiefinstelling, in plaats van na 20 jaar. Dit geldt voor documenten die na de inwerkingtreding worden gemaakt. Bestaande documenten vallen nog onder de oude termijn van 20 jaar.
Elke overheidsorganisatie moet een archivaris aanstellen met specifieke verantwoordelijkheden. Dit geldt voor gemeenten, provincies, waterschappen en andere overheidsorganen.
Het aantal gronden waarom informatie niet openbaar wordt gemaakt, groeit van 3 naar 14. Met deze uitbreiding moeten overheidsorganisaties specifieker uitleggen waarom ze informatie niet openbaar maken.
De huidige Archiefwet dateert uit 1995 en is nog gebaseerd op het papieren tijdperk. De nieuwe wet stimuleert digitale archivering met eisen aan bestandsformaten en metadata.
Veel overheidsorganisaties werken met een groot aantal applicaties, waardoor informatie verspreid staat en het overzicht ontbreekt. Daarnaast verschillen bewaartermijnen per documenttype, wettelijke verplichting en doel. Zonder centraal systeem is het lastig om al deze verschillende termijnen te bewaken. Dit leidt tot problemen en privacyrisico's, vooral bij dossiers met gevoelige informatie.
Daar komt bij dat de Archiefwet en de AVG beide eisen stellen aan het bewaren van persoonsgegevens. De selectielijst – een wettelijk verplicht overzicht van bewaartermijnen per documenttype – bepaalt hoe lang je documenten bewaart. De AVG stelt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. Deze wetten vullen elkaar aan, maar vragen wel om zorgvuldige afstemming.
Als het archiefbeheer niet optimaal is ingericht, zie je vaak dit soort knelpunten:
Deze knelpunten maken het lastig om blijvend aan de Archiefwet te voldoen. Met een goed zaaksysteem los je deze problemen op. Atabix Zaaksysteem is daar specifiek voor ontworpen.
De verantwoordelijkheid om aan de Archiefwet te voldoen ligt bij de overheid zelf. Atabix Zaaksysteem ondersteunt daarbij met de volgende functies:
Het systeem is ontworpen voor zaakgericht werken: van aanvraag tot archivering. Je richt processen in rond zaaktypen en legt per zaaktype vast welke gegevens en documenten nodig zijn. Zo ontstaat tijdens het werk een compleet dossier waar alle informatie centraal staat.
Leg per zaaktype vast hoe lang informatie bewaard blijft en wat daarna moet gebeuren: vernietigen, langer bewaren of overbrengen naar een archiefomgeving. Het zaaksysteem bewaakt deze termijnen, signaleert wanneer ze verlopen en zet zaken waarvan de bewaartermijn is verstreken op een lijst.
Je bepaalt zelf hoe je die lijsten verwerkt:
Atabix Zaaksysteem legt vast welke gebruiker welke acties uitvoert en wanneer. Daarnaast slaat het systeem per zaak en document relevante metadata op, zoals datum, behandelaar, zaaktype en gekoppeld beleid. Zo vind je dossiers makkelijker terug en kun je achterhalen hoe een besluit tot stand is gekomen, bijvoorbeeld in een bezwaarprocedure of bij een audit.
Ken rollen toe aan gebruikers en bepaal per rol welke informatie iemand mag zien en welke acties zijn toegestaan. Zo scherm je gevoelige informatie af voor wie die niet nodig heeft. Met deze functies leg je ook vast welke rollen verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van vernietigingslijsten en archiveringsbesluiten.
Automatiseer de archivering met triggers, bijvoorbeeld na het afsluiten van een zaak of bij het bereiken van een bepaalde status. Bij hoofd- en deelzaken stel je in of deze samen of apart worden gearchiveerd.
Richt het systeem zo in dat bij het archiveren van persoonsgegevens ook gerelateerde zaken worden meegenomen, mits die persoon verder nergens meer aan gekoppeld is. Zo voorkom je dat gegevens in het systeem achterblijven zonder geldige koppeling aan een persoon of dossier.