De Wet open overheid (Woo) verplicht overheden om transparant te zijn over hun informatie. Burgers, bedrijven en journalisten kunnen via een Woo-verzoek om documenten en gegevens vragen. Overheden moeten deze verzoeken zorgvuldig en tijdig behandelen. Daarbij gelden strikte termijnen, vaste procedures en een duidelijke verantwoordingsplicht. Een goed ingericht digitaal proces helpt om Woo-verzoeken snel, volledig en compliant af te handelen.
De Atabix Suite biedt hiervoor een krachtige oplossing. Met Atabix Formulieren, Atabix Zaaksysteem en Atabix Mijn Portaal digitaliseer je het hele proces, van aanvraag tot archivering.
Formulieren: Eenvoudig Woo-verzoeken indienen
Met Atabix Formulieren dien je een Woo-verzoek eenvoudig in via een digitaal formulier. Het formulier sluit volledig aan op de huisstijl van de organisatie en voldoet aan de WCAG-richtlijnen. Zo is het ook toegankelijk voor mensen met een beperking.
De slimme formulierlogica, ook wel conditionele logica genoemd, zorgt ervoor dat het systeem alleen de relevante vragen stelt. Bijvoorbeeld: Na de vraag: "Weet u al welk departement de informatie heeft?" slaat het formulier een keuzelijst met departementen over als het antwoord 'nee' is.
Het systeem vult bekende gegevens automatisch in via gekoppelde basisregistraties, zoals Basisregistratie Personen (BRP) of de Kamer van Koophandel (KvK), wanneer dit is toegestaan. Zo is het formulier altijd volledig en start het proces met de juiste informatie.
Zaaksysteem: Behandelen, bewaken en archiveren
Na het indienen van het formulier start er automatisch een nieuwe zaak in het Atabix Zaaksysteem. Het formulier is gekoppeld aan een vooraf ingericht zaaktype voor Woo-verzoeken. Hierdoor hoeft de medewerker de gegevens niet opnieuw handmatig in te voeren. Alle informatie staat vanaf het begin op de juiste plek.
Atabix Zaaksysteem stuurt de behandeling van het Woo-verzoek volledig aan. De behandelroute is vooraf ingericht:
- Het systeem koppelt automatisch de juiste behandelaar en/of actiehouder
- Taken en beslismomenten staan klaar
- Het systeem bewaakt automatisch de wettelijke termijnen
- De voortgang is altijd inzichtelijk, voor zowel de behandelaar als het management
Zo minimaliseer je het risico op fouten of vertraging.
Mijn Portaal: Het overzicht voor aanvragen en communicatie
Aanvragers volgen gemakkelijk de voortgang van Woo-verzoeken en bekijken updates zonder afhankelijk te zijn van de openingstijden van het klantcontactcentrum (KCC). Ook buiten kantooruren is er toegang tot gegevens en updates over ingediende verzoeken.
Het portaal biedt daarnaast transparantie in communicatie. Aanvragers ontvangen automatische meldingen en updates over de status van hun aanvraag. Voor medewerkers is het portaal ingericht om zaken en communicatie centraal te beheren, zodat alle relevante documenten en berichten op één plek staan. Dit verhoogt de efficiëntie en voorkomt dat informatie verloren gaat of onduidelijk is.
Richt in 8 stappen het proces voor een Woo-verzoek in
Hieronder een stappenplan om eenvoudig het proces voor een Woo-verzoek in te richten met Atabix Zaaksysteem, Atabix Formulieren en Atabix Mijn Portaal.
Stap 1: Bepaal de informatiestromen
Analyseer welke gegevens je nodig hebt om een Woo-verzoek zorgvuldig te kunnen behandelen. Denk aan:
- gegevens van de aanvrager
- type informatieverzoek
- motivering (optioneel)
- betrokken organisatieonderdelen
Stap 2: Ontwerp het formulier in Atabix Formulieren
Gebruik de no-code formuliereditor om het Woo-formulier op te bouwen:
- Stel alleen de relevante vragen met slimme formulierlogica
- Hergebruik basisblokken en velden waar mogelijk
- Zorg dat het systeem verplichte velden vooraf kan invullen via basisregistraties (BRP, KvK, etc.)
Stap 3: Voeg een zaaktype toe in Atabix Zaaksysteem
Configureer in Atabix Zaaksysteem het Woo-zaaktype:
- Definieer de stappen: intake, toetsing, besluitvorming, archivering
- Stel behandeltermijnen in conform de Woo (standaard 4 weken + 2 weken verlenging)
- Bepaal de rollen en taken per stap
Stap 4: Koppel het formulier aan het zaaktype
Stel nu in dat een ingevuld formulier automatisch een zaak start:
- Kies op basis van het formulier het juiste zaaktype om een nieuwe zaak te starten
- Koppel de velden in het formulier naar zaakvelden
- Koppel desgewenst ook geüploade bestanden aan de zaak
Stap 5: Automatiseer de workflow
Richt de workflow zo in dat het systeem na indiening automatisch:
- de juiste behandelaar toewijst
- taken klaarzet
- termijnbewaking start
- notificaties verstuurt naar de aanvrager en betrokken medewerkers
Stap 6: Beveilig toegang en logging
Gebruik Atabix Manager om:
- toegangsrechten zorgvuldig te regelen per rol en dossier
- logging en audittrail te activeren voor volledige controle op het proces
Stap 7: Test en valideer het proces
- Doorloop het proces met testdata
- Controleer of de formulieren en workflow correct functioneren
- Pas waar nodig formulieren of zaaktype-configuratie aan
Stap 8: Publiceer en monitor
- Publiceer het Woo-formulier in Mijn Portaal
- Start de livegang en monitor de voortgang via dashboards en rapportages in Atabix
Altijd grip op het Woo-proces
Met de Atabix Suite maak je het proces van Woo-verzoeken niet alleen efficiënter, maar ook eenvoudiger en transparanter. Door gebruik te maken van slimme formulieren en een geautomatiseerde workflow, minimaliseer je fouten, bespaar je tijd en zorg je ervoor dat je binnen de wettelijke termijn kunt handelen. De integraties tussen Zaaksysteem en Mijn Portaal zorgen ervoor dat Atabix alle gegevens en communicatie op één plek verzamelt, wat het beheer en de samenwerking vergemakkelijkt. Of je nu een klein of groot proces hebt, Atabix biedt de flexibiliteit om jouw specifieke behoeften te ondersteunen, terwijl je tegelijkertijd voldoet aan de wet- en regelgeving.
Wil je weten hoe Atabix jouw Woo-proces kan verbeteren? Vraag een demo aan en ontdek de mogelijkheden.
