Veel organisaties werken dagelijks met verschillende processen, elk met eigen regels, formulieren en betrokkenen. Of het nu gaat om aanvragen voor studiebegeleiding, vergunningen of subsidies, de complexiteit blijft toenemen. De Atabix Suite helpt om deze processen eenvoudiger te maken.
Het platform bestaat uit modulaire componenten die je kunt gebruiken, zowel apart als geïntegreerd. We illustreren dit met een voorbeeld van Hogeschool Windesheim. Daar heeft de Atabix Suite geholpen om een modern online systeem voor studentbegeleiding in te richten, dat alles op één plek overzichtelijk maakt.
Het zaaksysteem dat meebeweegt met jouw organisatie
Hogeschool Windesheim beheert vijftien verschillende begeleidingsprocessen van studenten in één systeem. Een aanvraag voor topsportstatus volgt een ander proces dan een verzoek om een toetsvoorziening. Toch werken medewerkers in hetzelfde systeem. Het systeem weet welke stappen nodig zijn en wie wanneer aan zet is.
Er zijn kortlopende aanvragen en langdurige begeleidingstrajecten. Een studentbegeleidingsdossier blijft de hele studieperiode actief. Alle relevante informatie - van intake tot afstuderen - staat bij elkaar.
Toetsvoorzieningen overzichtelijk bijgehouden in een datalijst
Een onderdeel van de studentbegeleiding is het aanbieden van toetsvoorzieningen. Bijvoorbeeld een lokaal dat te bereiken is met een rolstoel, extra tijd of een stilteruimte. Wanneer een student deze voorziening aanvraagt wordt dit verwerkt in een datalijst.
Atabix Datalijsten beheert centrale gegevens zoals beschikbare voorzieningen of goedkeuringscriteria. Deze lijsten worden overal in het systeem gebruikt. Wijzig je een lijst? Dan werkt dit direct door in alle processen die deze gegevens gebruiken.
Bouw je eigen werkprocessen
Elke organisatie heeft unieke processen. Eén standaardoplossing werkt vaak niet. Het Atabix Zaaksysteem werkt met configureerbare zaaktypes: blauwdrukken voor processen die je zelf kunt aanpassen.
Je definieert zelf de stappen, taken en beslismomenten. Het systeem zorgt voor de juiste routing en bewaakt deadlines. Wanneer regelgeving verandert, pas je de workflow aan zonder het hele systeem opnieuw te moeten inrichten.
Gebruikers nemen zelf het initiatief met Mijn Portaal
Voor Windesheim begint het begeleidingstraject in het studentenportaal. Dit is waar studenten alle formulieren kunnen vinden voor begeleidingsaanvragen. Ze volgen hier de voortgang van hun lopende trajecten, beheren zelf wijzigingen in contactgegevens of uploaden de nodige documenten.
Voor medewerkers is het portaal weer op een andere manier ingericht. Zij zien hier de dossiers en voortgang van de verschillende studenten die zij begeleiden.
De communicatie tussen student en begeleider of twee begeleiders die op één dossier zitten, verloopt via het portaal. Hierdoor staat alles op één plek. Voor de organisatie betekent dit minder telefoontjes en e-mails over de status van aanvragen.
Alle gegevens en documentatie, zoals documenten, e-mails, notities, zitten bij elkaar in één dossier en zijn veilig opgeslagen. Wanneer de studie is afgerond wordt dit automatisch gearchiveerd en vernietigd.
Slimme formulieren die het werk uit handen nemen
De aanvraag van een begeleidingstraject wordt gestart via een formulier in het portaal. Bij een aanvraag voor toetsvoorzieningen controleert het formulier direct of de student recht heeft op deze voorziening. Is extra documentatie nodig? Dan krijgt de student meteen te zien welke. Dit voorkomt onvolledige aanvragen en versnelt de afhandeling.
Bij Atabix zien we digitale formulieren als meer dan invulvelden op een scherm. Atabix Formulieren denkt mee met de invuller én de verwerker. De formulieren zijn digitaal toegankelijk, volgens de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), zodat ook studenten met een visuele beperking hun begeleidingstrajecten eenvoudig aanvragen. Verder tonen dynamische formulieren alleen relevante vragen, gebeurt validatie tijdens het invullen zelf en niet achteraf, starten ingediende formulieren automatisch het juiste proces en komen gegevens direct in het zaaksysteem te staan, zonder overtypen.
Eén CRM om al jouw contacten te beheren
Windesheim heeft te maken met zo’n 27.000 studenten. Alle studenten hebben recht op begeleiding. Het komt voor dat het adres van een student wijzigt of dat één student meerdere trajecten heeft lopen. Ook één docent kan meerdere trajecten begeleiden. Deze mensen, of ‘entiteiten’, zoals dit binnen het systeem heet, wil je niet dubbel in je systeem hebben staan. Atabix CRM voorkomt dit door contactgegevens en de rol van elke entiteit in hun specifieke trajecten centraal te registreren. Het systeem weet precies wie welke rol speelt in welk traject en zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de relevante informatie.
Iedereen de juiste toegang door Atabix Manager
Bij het werken met persoonlijke gegevens is zorgvuldigheid essentieel. Windesheim heeft te maken met gevoelige informatie. De informatie die studenten delen met hun studentpsycholoog mag bijvoorbeeld niet terecht komen bij andere docenten of begeleiders.
De Atabix Suite zorgt voor een strikte scheiding van gegevens en regelt toegangsrechten op detailniveau. Zo kunnen alleen bevoegde medewerkers bepaalde dossiers zien, je kunt dit allemaal instellen op groep of persoonsniveau in de module Atabix Manager. Aan het einde van de studie archiveert het dossier automatisch volgens wettelijke termijnen.
Dit geeft organisaties de zekerheid dat ze voldoen aan privacywetgeving, zonder dat dit de gebruiksvriendelijkheid beperkt.
Starten met de Atabix Suite
Door de modulaire opbouw kun je, net als Hogeschool Windesheim, gefaseerd implementeren. Begin met de processen die het meeste opleveren en breid stapsgewijs uit. Onze adviseurs helpen bij het vertalen van jouw procesmodellen naar een werkende configuratie. Neem contact op voor een vrijblijvende demo of adviesgesprek.
Onze adviseurs denken graag met je mee om studentbegeleiding overzichtelijker te maken. Ontdek wat mogelijk is, plan een demo of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
