Voor veel organisaties is het beheren en publiceren van artikelen, rapporten en studies een kerntaak. Hoe zorg je dat al deze kennis overzichtelijk op één plek staat? En hoe maak je de informatie toegankelijk voor collega’s en een extern publiek? Het antwoord is een centraal publicatieplatform, ook wel een Current Research Information System (CRIS) genoemd.
Van aanvraag tot publicatie: het complete proces
Met de Atabix Suite zet je een helder en geautomatiseerd proces op voor het beheren van publicaties. Dit proces bestaat uit drie duidelijke stappen:
1. Een solide basis voor elk publicatieproces
Elk goed publicatieproces begint met een heldere structuur. Met Atabix Zaaksysteem richt je dit proces van A tot Z in. Het fungeert als hét centrale regiesysteem voor elke publicatie. Je bepaalt hierin welke informatie (metadata) essentieel is om vast te leggen, zoals:
- Auteur(s) en affiliatie
- Titel en abstract
- Publicatiedatum en embargo-informatie
- Categorieën en trefwoorden
- Publicatiestatus
Deze gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat je alle informatie uniform vastlegt. Hierdoor is elke publicatie later makkelijk terug te vinden en te filteren.
2. Eenvoudig aanleveren via slimme webformulieren
Hoe krijgen medewerkers of onderzoekers hun werk in het systeem? Met Atabix Formulieren maak je een eenvoudig online formulier. Dit webformulier is dé ingang voor het aanleveren van nieuwe publicaties. Het formulier helpt de gebruiker:
- Het toont alleen de vragen die relevant zijn.
- Het controleert automatisch of alle verplichte velden zijn ingevuld.
- De gebruiker krijgt direct duidelijke feedback.
Zodra iemand het formulier verstuurt, start het systeem automatisch een nieuwe zaak. De publicatie staat direct klaar voor de volgende stap: het controleproces.
3. Een geautomatiseerd en controleerbaar publicatieproces
Voordat een publicatie openbaar wordt, is een controle nodig. In het zaaksysteem stel je een vast controleproces in met duidelijke statussen. Zo weet iedereen precies waar in het proces een publicatie zich bevindt en wie er verantwoordelijk is. Voorbeelden van statussen zijn:
- Nieuw aanvraag: De publicatie is ontvangen en wacht op controle
- Beoordeling: Een reviewer beoordeelt de ingediende informatie
- Gepubliceerd: De publicatie is live op het platform
- Publicatie wijzigen: Aanpassingen maken aan een reeds gepubliceerde publicatie
- Publicatie offline: De publicatie tijdelijk van het platform halen
Bij elke statusovergang kan het systeem automatisch taken uitvoeren. Denk aan het sturen van een e-mail of notificatie naar de volgende persoon in het proces of het klaarzetten van taken. Dit bespaart tijd en voorkomt handmatige fouten.
Publicaties moeiteloos tonen en delen
Zodra een publicatie de status 'Gepubliceerd' krijgt, verschijnt deze automatisch in de publicatielijst. Deze lijst kun je heel eenvoudig op je eigen website plaatsen. Dit biedt krachtige voordelen:
- Directe publicatie op je website: Je kunt publicatielijsten eenvoudig embedden op elke website. Bezoekers zien altijd de meest actuele publicaties, zonder dat je handmatig de website hoeft bij te werken.
- Krachtige zoek- en filteropties: Bezoekers kunnen de lijst eenvoudig doorzoeken op bijvoorbeeld auteur, trefwoord of jaartal. Zo vinden ze snel de informatie die ze zoeken.
- Automatische updates: Een goedgekeurde publicatie verschijnt direct op de website. Je hoeft hiervoor geen extra handeling te doen.
Slimme functies voor volledig beheer
Een modern publicatieplatform moet flexibel zijn. Daarom biedt de Atabix Suite extra functionaliteiten die het beheer nog eenvoudiger maken:
- Publiceren met een embargo: Stel een publicatiedatum in de toekomst in. Het systeem publiceert het artikel automatisch zodra deze datum is bereikt.
- Flexibel beheer: Moet een publicatie tijdelijk offline? Met één klik verberg je de publicatie uit de openbare lijst. De informatie blijft bewaard en kan later opnieuw worden gepubliceerd.
- Koppelingen met externe systemen: Deel publicaties eenvoudig met andere systemen en netwerken. De Atabix Suite ondersteunt standaarden zoals CERIF, wat uitwisseling met andere platformen mogelijk maakt.
Aan de slag met jouw publicatieplatform
Het opzetten van een eigen publicatieplatform met de Atabix Suite is een kwestie van de juiste inrichting. Onze experts helpen je graag om een platform te bouwen dat perfect aansluit bij de wensen van jouw organisatie.
Benieuwd hoe een publicatieplatform jouw organisatie kan helpen bij het ontsluiten van wetenschappelijk onderzoek? Neem contact met ons op voor een demonstratie van de mogelijkheden.
Ontdek hoe de Atabix Suite jouw publicaties automatiseert - van indienen tot publiceren. Onze expert laten je alle mogelijkheden zien.
