De overgangsperiode voor de Wet Modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is voorbij. Op 1 januari 2026 trad de wet officieel in werking. Voor burgers en bedrijven is digitaal zakendoen met de overheid hiermee niet langer een service, maar een recht. Veel organisaties werken al lang aan de implementatie, maar dit blijkt in praktijk complexer dan gedacht. Om je te helpen hebben wij de verplichtingen op een rij gezet en geven we drie praktische tips.
Een overzicht van wat de Wmebv verplicht
De Wmebv legt 12 verplichtingen op aan overheidsorganisaties. Hieronder lichten we toe wat deze verplichtingen inhouden.
Digitaal indienen van een formeel bericht is een recht
Burgers en bedrijven hebben het recht om formele berichten digitaal bij de overheid in te dienen, zoals aanvragen en bezwaren.
Wat dit concreet betekent voor jou:
- Je wijst per dienst minimaal één digitaal kanaal aan (zoals een digitaal formulier).
- Je legt deze digitale kanalen vast in een formeel aanwijzingsbesluit. Dit aanwijzingsbesluit bevestig je in het college van B&W en publiceer je in het Gemeenteblad.
- Je maakt per type formeel bericht (bezwaren, aanvragen, etc.) duidelijk via welk digitaal kanaal het moet worden ingediend.
- Je zorgt dat deze formele berichten digitaal worden ontvangen en verwerkt.
Digitale kanalen zijn veilig, betrouwbaar en toegankelijk
De digitale kanalen moeten zodanig zijn ingericht dat ze veilig, betrouwbaar en toegankelijk zijn voor alle gebruikers.
Wat dit concreet betekent voor jou:
- Je gebruikt betrouwbare authenticatie, zoals DigiD of eHerkenning.
- Je biedt hulp aan mensen die moeite hebben met digitaal contact (zorgplicht).
- Je legt duidelijk uit hoe inwoners digitaal contact kunnen opnemen met jouw organisatie.
- Je stelt geen onnodige technische, inhoudelijke of authenticatie-eisen die het digitaal indienen voor gebruikers onnodig bemoeilijken.
Indiener krijgt bevestiging en afschrift
Wie een formeel digitaal bericht indient, moet erop kunnen vertrouwen dat het bericht goed aankomt en wordt verwerkt.
Wat dit concreet betekent voor jou:
- Je stuurt automatisch een ontvangstbewijs na elke indiening.
- Je verstrekt een afschrift van de ingevulde gegevens (bijvoorbeeld per e-mail of als downloadbare pdf).
- Als een bericht of notificatie niet bezorgd kan worden, onderneem je aantoonbaar actie om de indiener alsnog te bereiken.
- Je legt vast wanneer een bericht is verzonden en ontvangen. Deze gegevens moet je namelijk als bewijs overleggen bij vragen of geschillen.
Geen onnodige eisen bij digitale indiening
Digitale formulieren mogen het burgers en bedrijven niet onnodig moeilijk maken bij het indienen van formele berichten.
Wat dit concreet betekent voor jou:
- Je mag alleen wettelijk noodzakelijke vragen als verplicht aanmerken.
- Niet-noodzakelijk vragen mogen worden gesteld, maar mogen niet verplicht worden of de toegang tot het proces bemoeilijken.
- Je geen onnodige technische, inhoudelijke of authenticatie-eisen stelt bij digitale indiening, zoals het eisen van identificatie of specifieke bestandsformaten zonder inhoudelijke noodzaak.
Storingen en fouten mogen geen nadelige gevolgen hebben
Technische fouten of een per ongeluk verkeerde indiening mogen geen nadelige gevolgen hebben voor burgers of bedrijven.
Wat dit concreet betekent voor jou:
- Je verlengt de termijn met het aantal dagen dat het kanaal onbruikbaar was.
- Je leidt berichten die via een onjuiste digitale route binnenkomen door naar de juiste route, als dat redelijk is. Bijvoorbeeld per e-mail in plaats van via een digitaal formulier.
- Je informeert gebruikers tijdig bij storingen of foutmeldingen.
Duidelijke notificaties bij berichten in een berichtenbox
Mensen moeten geïnformeerd worden dat er een belangrijk bericht voor hen klaarstaat in een berichtenbox.
Wat dit concreet betekent voor jou:
- Je verstuurt altijd een notificatie als je een bericht in een berichtenbox plaatst.
- Vanaf 1 januari 2027 moet die melding ook de aard van het bericht, de rechtsgevolgen en de reactietermijn bevatten.
- Je kunt aantonen wanneer berichten en meldingen van deze berichten zijn verstuurd, ontvangen en bekeken.
Voor een meer gedetailleerde uitleg (inclusief uitleg hoe je aan de verplichtingen voldoet) download je onze Wmebv whitepaper.
Drie tips die je helpen om aan de Wmebv te voldoen
Tip 1. Breng je producten en diensten in kaart
Overzicht is de eerste stap naar controle. Gebruik de VNG Checklist Wmebv en leg deze naast alle producten en diensten die je aanbiedt. Zo zie je direct:
- Welke van jouw diensten een wettelijke procedure volgen (deze hebben prioriteit).
- Welke van jouw diensten al een digitaal kanaal heeft.
- Bij welke diensten nog actie nodig is om ze te laten voldoen aan de Wmebv eisen, zoals ontvangstbevestiging regelen of vragen aanpassen zodat alleen noodzakelijke gegevens verplicht zijn.
Tip 2. Start met een algemeen formulier
Hebben bepaalde producten nog geen specifiek digitaal formulier? Richt dan tijdelijk een algemeen formulier in met een uploadmogelijkheid. Dit is toegestaan, mits dit formulier:
- Alleen noodzakelijke gegevens uitvraagt.
- Automatisch een ontvangstbevestiging en afschrift genereert.
- Duidelijk aangeeft voor welke processen het bedoeld is.
Of je nu werkt met een specifiek of een algemeen formulier: de gebruiksvriendelijkheid bepaalt of een aanvraag succesvol wordt afgerond. Wil je de drempel voor de gebruiker zo laag mogelijk houden? Lees dan onze 7 praktische tips voor gebruiksvriendelijke webformulieren.
Tip 3. Gebruik bestaande hulpmiddelen
Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Verschillende organisaties bieden praktische tools, handleidingen en checklists. Zo biedt de VNG een handige nulmeting handleiding/document waarmee je eenvoudig toetst hoe ver jouw gemeente is met de implementatie van de Wmebv. Zo zie je direct waar je staat én hoe je verder komt.
Ook Atabix helpt je op weg. Bekijk onze blogs over Wmebv, lees onze expertise pagina met alles wat je moet weten over Wmebv of download onze Wmebv whitepaper met alle verplichtingen en gedetailleerde uitleg over hoe je aan elke verplichting voldoet.
Moeiteloos aan de Wmebv-eisen voldoen met Atabix
Zie je op tegen de technische realisatie of het bouwen van talloze nieuwe formulieren? Dat is nergens voor nodig. Met Atabix Formulieren bouw je eenvoudig en zonder code Wmebv-proof formulieren. Ook als je geen technische achtergrond hebt.
De echte kracht zit in de samenwerking tussen onze producten. Koppel je formulieren aan Atabix Mijn Portaal en Atabix Zaaksysteem? Dan voldoe je direct aan de complexe eisen. De ontvangstbevestiging, het afschrift van gegevens en de statusupdates regelt het systeem dan volledig automatisch. Zo maak je van een wettelijke verplichting een moeiteloze service voor jouw inwoners.
Plan een vrijblijvende demo en ervaar hoe onze software de complexe verplichtingen direct voor je stroomlijnt
