3 manieren om effectiever te werken met een zaaksysteem

Overheden en semi-overheden zetten vaak een zaaksysteem in om hun processen te beheren. Maar een zaaksysteem op zich is niet voldoende. De echte winst behaal je door het systeem optimaal te gebruiken om je processen te verbeteren. In deze blogpost bespreken we drie manieren om effectiever te werken met een zaaksysteem.

Wat is een zaak?

Een zaak is een afgebakend proces dat je van begin tot eind volgt. Voor overheden gaat het vaak om het afhandelen van een aanvraag, klacht of vergunning. Elke zaak heeft een duidelijk doel en volgt vaste stappen, van start tot afronding.

Wanneer een burger bijvoorbeeld een vergunning aanvraagt, registreer je dit als een ‘zaak’. Het proces begint bij de aanvraag en eindigt bij de goedkeuring of afwijzing. Gedurende dit proces wordt de zaak van status naar status doorgezet. In het geval van een vergunningaanvraag kunnen de statussen bijvoorbeeld ‘omgevingstoetsing’, ‘grondonderzoek’ of ‘aanvullende informatie vereist’ zijn.

Binnen dit voorbeeld werken verschillende afdelingen, zoals Bouw- en Woningtoezicht, Vergunningen en Ruimtelijke Ordening, samen om een beslissing te nemen.

Wat is een zaaksysteem?

Een zaaksysteem is een softwaretool die je helpt bij het beheren van zaken of dossiers binnen je organisatie. Het systeem begeleidt de zaak van begin tot eind en zorgt voor overzicht en controle gedurende het proces.

Belangrijke functies van een zaaksysteem zijn onder andere:

• Centraal beheer van informatie:
  Het systeem slaat alle documenten, e-mails, en notities centraal op, zodat je altijd toegang hebt tot de juiste informatie. Dit betekent dat je nooit hoeft te zoeken naar papieren dossiers of verschillende systemen moet raadplegen om de juiste informatie te vinden.
  
  
• Werkprocessen en automatisering:
  Een zaaksysteem maakt gebruik van werkprocessen, dit worden ook wel zaaktypen genoemd. Deze zaaktypen bestaan uit vaste stappen met kenmerken, procedures, verantwoordelijkheden en informatie die met dat type zaak te maken hebben.
  
  In het geval van een omgevingsvergunning beschrijft het zaaktype bijvoorbeeld de stappen die moeten worden doorlopen, de betrokken afdelingen, de wettelijke termijnen en de soorten documenten die moeten worden verwerkt. 
  
  Deze werkprocessen kunnen deels automatisch verlopen. Als een medewerker een beoordeling afrondt, kan het systeem automatisch de volgende stap in gang zetten, zoals het informeren van de aanvrager of het doorsturen van de zaak naar een andere afdeling.
  
  
• Samenwerking tussen afdelingen:
  In veel gevallen zijn meerdere afdelingen betrokken bij een zaak. Een zaaksysteem maakt het eenvoudig voor deze afdelingen om samen te werken. Bij een bouwvergunning kan zowel de afdeling vergunningen als de afdeling ruimtelijke ordening betrokken zijn. Via het zaaksysteem kunnen zij documenten delen, notities toevoegen, en elkaars voortgang volgen.
  
  
• Transparantie en controle:
  Een groot voordeel van een zaaksysteem is de transparantie. Elke actie die wordt uitgevoerd, wordt geregistreerd in het systeem. Hierdoor kan je altijd zien wie wat heeft gedaan en wat de status van de zaak is. Dit maakt het eenvoudiger om zaken te monitoren en waar nodig bij te sturen.

Hoe werk je effectiever met een zaaksyteem?

Een zaaksysteem biedt tal van mogelijkheden, maar om het meeste uit je systeem te halen, moet je gericht werken aan de optimalisatie van werkprocessen, gegevensbeheer en digitale samenwerking. Hieronder bespreken we drie concrete manieren om je zaaksysteem effectiever in te zetten.

Het succes van een zaaksysteem hangt niet alleen af van de technologie, maar vooral van hoe je het systeem gebruikt. Met geoptimaliseerde werkprocessen, effectief gegevensbeheer en verbeterde samenwerking benut je de kracht van je zaaksysteem volledig. Dit leidt tot snellere afhandeling van zaken, minder fouten en een verbeterde dienstverlening. Door deze aanpak te volgen, maak je je organisatie toekomstbestendig en klantgericht.